Hoe vinden medewerkers snel de juiste bedrijfsinformatie?
Maak eerst duidelijk waar actuele informatie staat, wie die bijhoudt en wie erbij mag. Een goede zoekfunctie kan al genoeg zijn. Moeten medewerkers antwoorden uit meerdere documenten combineren, dan kan een interne AI-kennisbank helpen: zij stellen een vraag en krijgen een antwoord met verwijzingen naar de gebruikte bronnen.
Bespreek uw situatieMoeten collega’s steeds dezelfde vragen beantwoorden?
Hoe behandelen we een retour? Welke afspraak geldt voor dit product? Waar staat het stappenplan voor een nieuwe medewerker? Als het antwoord verspreid staat over documenten en mensen, gaat er veel tijd zitten in zoeken en rondvragen.
Begin met één onderwerp, bijvoorbeeld werkinstructies. Verzamel de actuele documenten en markeer verouderde versies. Geef ieder document een duidelijke titel en eigenaar, zodat collega’s weten welke bron geldt.
Hoe komt de AI aan een antwoord?
Bij een veelgebruikte aanpak zoekt het systeem eerst relevante passages in uw documenten. Een taalmodel gebruikt die passages vervolgens om een antwoord te formuleren. Dit wordt retrieval-augmented generation, of RAG, genoemd. Het is dus mogelijk om bedrijfsinformatie te gebruiken zonder daarvoor een eigen taalmodel te trainen.
Laat bij het antwoord de gebruikte bronnen zien, zodat een medewerker kan controleren waar het op gebaseerd is. Ook met bronnen kan een antwoord onjuist of onvolledig zijn. Het systeem moet kunnen aangeven dat er onvoldoende informatie is, in plaats van een afspraak te verzinnen.
Wat moet u vooraf regelen?
Bepaal wie welke informatie mag zien. Een medewerker hoort via de kennisbank geen documenten te kunnen opvragen waarvoor diegene geen toegang heeft. Bespreek ook waar informatie wordt verwerkt, welke dienstverleners betrokken zijn en wie gegevens mag toevoegen of verwijderen.
Wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor de inhoud. Veranderde werkafspraken moeten ook in de bronnen terechtkomen. Test met echte vragen van medewerkers, inclusief vragen waarop de documenten geen antwoord geven.
- Welke documenten zijn actueel en leidend?
- Wie mag welke informatie raadplegen?
- Hoe controleert een medewerker het antwoord?
- Wie houdt bronnen en toegangsrechten bij?
Zelf proberen of laten inrichten?
Met een paar niet-vertrouwelijke documenten kunt u zelf verkennen of vragen stellen prettiger werkt dan zoeken. Voor dagelijks gebruik door een team komen er meer keuzes bij: koppelingen, rechten, bronverwijzingen, actualiseren en het beoordelen van antwoorden.
FlowGenesis kan bronnen aansluiten, toegangsrechten inrichten en antwoorden toetsen aan echte medewerkersvragen. Zo testen we ook of de oplossing binnen uw bestaande omgeving werkt.