Hoe krijgt u omzet, kosten en projecten in één overzicht?
Kies welke vragen u wilt beantwoorden en breng de benodigde gegevens uit boekhouding, planning en andere systemen samen. Spreek af wat ieder cijfer betekent en hoe vaak het wordt bijgewerkt. Dat kan in een bestaand rapport, een spreadsheet of een gekoppeld dashboard. De juiste keuze hangt af van uw bronnen en hoeveel handwerk u wilt wegnemen.
Bespreek uw situatieWat wilt u eerder kunnen zien?
Een dashboard kan bijvoorbeeld laten zien welke opdrachten dreigen uit te lopen, waar aanvragen blijven liggen of hoe de planning zich verhoudt tot de beschikbare mensen. Welke informatie helpt, hangt af van wie het overzicht gebruikt en welke actie diegene kan nemen.
Formuleer eerst een paar concrete vragen. ‘Hoe gaat het met ons bedrijf?’ is te breed. ‘Welke projecten vragen deze week aandacht?’ geeft richting. Een beperkt overzicht met duidelijke betekenis kan bruikbaarder zijn dan tientallen grafieken.
Zijn de cijfers met elkaar te vergelijken?
Spreek af wat een cijfer betekent voordat u het visualiseert. Is een gewonnen opdracht al omzet, of telt alleen een verstuurde factuur? Is een aanvraag nieuw, in behandeling of afgerond? Verschillende definities leveren verschillende conclusies op.
Controleer daarna of de benodigde gegevens bestaan en betrouwbaar genoeg zijn. Maak zichtbaar wanneer gegevens voor het laatst zijn bijgewerkt. Een dagelijks bijgewerkt overzicht hoeft geen realtime systeem te worden als uw beslissingen dat niet vereisen.
- Koppel iedere indicator aan een vraag of beslissing.
- Bepaal welk systeem de bron is en wie de gegevens beheert.
- Laat de periode, definitie en actualiteit van cijfers zien.
- Zorg dat u een opvallend totaal kunt terugzoeken naar de onderliggende gegevens.
Wanneer is een spreadsheet gewoon genoeg?
Als één persoon af en toe een klein overzicht maakt, kan een spreadsheet prima werken. Ook uw huidige software kan al een bruikbaar rapport hebben. Onderzoek dat voordat u iets nieuws laat bouwen.
Een gekoppeld dashboard wordt interessanter als het verzamelen en samenvoegen veel terugkerend werk kost, meerdere mensen verschillende versies gebruiken of u pas laat ziet dat iets vastloopt. Neem de tijd voor gegevensbeheer en onderhoud mee in die afweging.
Waar helpt FlowGenesis bij?
We denken mee over de informatie die u nodig heeft, onderzoeken de gegevens en bouwen een overzicht dat bij uw werk past. Onze achtergrond in data science en business analytics helpt om ook de betekenis van de cijfers te beoordelen.
We testen het overzicht met de mensen die ermee gaan werken: kunnen zij afwijkingen verklaren en bepalen welke actie nodig is?